Dokumentieren für die Bundeswehr

Viele zivile Hersteller verfügen über gewachsene Dokumentationsstrukturen – vom monolithischen Firmenhandbuch bis zur modularen Technischen Dokumentation im Redaktionssystem. Für eine IETD-Lieferung an die Bundeswehr reicht jedoch selbst eine modular aufgebaute Technische Dokumentation nicht aus, wenn Struktur, Metadaten, Codierung und Lieferprozesse nicht den umfangreichen Vorgaben der Bundeswehr entsprechen. Auch an die Detailtiefe der Informationen werden im Verteidigungsbereich höhere und spezifischere Anforderungen gestellt. Was im zivilen Bereich häufig ein Servicetechniker übernimmt, muss im Einsatz oft durch die Truppe selbst erledigt werden.

Dokumentation, Materialmanagement und Logistik gehören zusammen
S1000D steht nicht allein. Sie ist Teil der S-Series, einer Gruppe internationaler Spezifikationen für den Integrated Product Support (IPS). Eng verzahnt ist S1000D mit S2000M (Materialmanagement) und S3000L (Logistic Support Analysis, LSA) (vgl. abb. 01). Idealerweise bildet die LSA nach S3000L die Datenbasis und identifiziert instandhaltungsrelevante Teile sowie benötigte Ressourcen. Die Ergebnisse fließen in den S2000M-Prozess ein und bilden die Grundlage sowohl für die Planung der Ersatzteilversorgung als auch für den Ersatzteilkatalog. Der Ersatzteilkatalog wird als IPD-Datenmodul nach S1000D in die IETD eingebunden. Wer S3000L, S2000M und S1000D getrennt plant, riskiert Datenlücken, Inkonsistenzen und aufwendige Nacharbeiten.

Lieferschritte und eine Prozesslogik, die viele unterschätzen
Der Lieferprozess unterscheidet sich von zivilen Projekten. Technische Dokumentation und Ersatzteilkatalog (ETK) werden nicht erst mit dem Gerät ausgeliefert. Bereits während des Projekts werden definierte Lieferstände geprüft und abgenommen. Bei der Grunderstellung durchläuft die Technische Dokumentation nach S1000D die Lieferstufen Prüfentwurf (PE), Herausgabeentwurf (HgE) und Herausgabeversion (HgV). Für den ETK sind DRAFT, FORMAL und MASTER vorgesehen. Abbildung 02 zeigt vereinfacht, wie die Lieferschritte ineinandergreifen. Nach dem Standardprozess werden mit dem HgE erstmals IPD-Datenmodule in die S1000D-Dokumentation integriert. In der Praxis hat sich bewährt, diese bereits mit dem PE mitzuliefern, damit Verlinkungen und Inhalt früh geprüft werden. Dieses Vorgehen ist oft im projektspezifischen Guidance Document (psGD) als Option festgehalten. 

Der Weg zur fertigen IETD beginnt nicht mit dem Schreiben, sondern mit Abstimmungen und Planung. 

Schritt 1 (Abstimmung mit dem Auftraggeber): Zwei Dokumente regeln die Umsetzung der S1000D-Vorgaben im Projekt. Zum einen ist dies der National Style Guide (NSG), die von der Bundeswehr herausgegebene Ausführungsanleitung zur S1000D für alle Bundeswehr-Projekte. Ergänzt beziehungsweise projektspezifisch konkretisiert wird der NSG durch ein Guidance Document (psGD). Das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) initiiert das psGD. Es legt für das jeweilige Projekt beispielsweise fest, welche Versionen der S1000D und des NSG anzuwenden und wie die Anforderungen aus den Spezifikationen konkret umzusetzen sind. Zu Beginn eines Projekts werden im Rahmen einer Verfahrenskonferenz offene Punkte im psGD geklärt. Diese fachlichen Abstimmungen können gemeinsam mit Herstellern, Unterauftragnehmern (UAN) und dem BAAINBw stattfinden.

Schritt 2 (SNS-Struktur klären und Geräteaufbruch erarbeiten): Bevor Datenmodule geplant werden, muss geklärt sein, nach welcher Struktur das Gerät beschrieben wird. Das Standard Numbering System (SNS) gliedert ein System nach Funktionsgruppen (abb. 03). Es bildet die Grundstruktur der Technischen Dokumentation. S1000D kennt verschiedene SNS-Logiken. In Bundeswehr-Projekten ist häufig das SNS nach Geräteaufgliederungsplan (GAPl-SNS) anzuwenden. Dessen Ausgestaltung ist nicht in der S1000D direkt beschrieben, sondern in einer bundeswehrspezifischen Regelung. Das SNS verbindet den technischen Geräteaufbruch und die spätere Codierung: In S1000D bildet die datenmodulspezifische Nummer einen zentralen Bestandteil des Data Module Code. Für S2000M ist sie relevant, weil sie den Einbauort spezifiziert und die Struktur der Bildtafeln im Ersatzteilkatalog beeinflusst. 

Der Hersteller muss dem BAAINBw einen Vorschlag für den Geräteaufbruch und die SNS-Struktur liefern. Erstellt wird dieser vom Hersteller selbst oder von einem Dienstleister auf Basis von Konstruktionsdaten, Stücklisten, vorhandener Dokumentation sowie nach Rücksprache mit Entwicklung, Instandhaltung und Ersatzteilwesen. Anschließend wird der Vorschlag mit dem BAAINBw abgestimmt. Dabei handelt es sich nicht um eine Formalie. Vielmehr wird festgelegt, ob die vorgeschlagene Struktur technisch plausibel, dokumentationsfähig und für Ersatzteilversorgung sowie Instandhaltung praktikabel ist. 

Typische Fragen lauten: 

• Gehört eine Komponente zu dieser oder zu einer anderen SNS? 
• Wird eine Baugruppe funktional oder physisch abgegrenzt? 
• Welche Auswirkungen hat die Entscheidung auf Wartung, Ersatzteile und spätere Datenmodule? 

Die SNS-Struktur bestimmt, wie Informationen später adressiert, erstellt und wiedergefunden werden. 

Schritt 3 (Datenmodule ableiten und DMRL aufbauen): Auf Basis der SNS-Struktur wird festgelegt, welche Datenmodule benötigt werden. Dazu zählen Beschreibungen, Angaben zur Bedienung, Wartungsverfahren, Fehlersuche, Ausbau- und Einbauverfahren, Prüfungen und sicherheitsrelevante Inhalte. Die Planung wird in der Data Module Requirement List (DMRL) zusammengeführt. Ihre Qualität hängt unmittelbar davon ab, wie sauber Geräteaufbruch und SNS-Struktur zuvor geklärt wurden. Die DMRL ist die Planungsgrundlage aller S1000D-Datenmodule des Projekts. Sie wird initial festgelegt, entwickelt sich aber mit dem Projekt weiter: Ändern sich im Projektverlauf die Konfigurationen, muss auch die DMRL entsprechend fortgeschrieben werden. 

Schritt 4 (Bestandsaufnahme): Mit feststehendem SNS und feststehender DMRL lässt sich die vorhandene Dokumentation gezielt mit den Anforderungen abgleichen. Was kann beispielsweise übernommen werden, was muss angepasst oder ergänzt werden? Häufig zeigt sich, dass Detailtiefe und Darstellungsweise nicht den militärischen Anforderungen entsprechen. Ergänzende Recherchen direkt am Gerät können notwendig sein, denn Konstruktionszeichnungen und 3D-Modelle reichen als Basis nicht immer aus. Abhängig von Qualität und Umfang des Ausgangsmaterials kann eine Neuerstellung wirtschaftlicher sein als eine umfassende Überarbeitung. Zeitaufwand, Geräteverfügbarkeit und personelle Kapazitäten müssen bei der Projektplanung berücksichtigt werden (abb. 04). 

Ein Dokumentationsprojekt der Bundeswehr ist ein Koordinationsprojekt. Das BAAINBw ist Auftraggeber und legt die normativen sowie projektspezifischen Vorgaben fest. Der Hersteller tritt als Generalunternehmer auf. Beauftragte Unterauftragnehmer (UAN) – etwa spezialisierte Dokumentationsdienstleister – sind dem BAAINBw mitzuteilen. Ein direkter Austausch zwischen UAN und BAAINBw ist nicht immer vorgesehen, ist aber bei fachlichen Abstimmungen möglich.

Hinzu kommt ein Punkt, der wegen der besonderen Nachweispflicht im militärischen Umfeld explizit hervorzuheben ist: Der Auftraggeber prüft die Technische Dokumentation verbindlich am Gerät und nimmt sie formal ab. Dafür gibt es unterschiedliche Prüfverfahren. Zwei Beispiele sind die Technisch-Logistische Einsatzprüfung (TLEP) und die Taktische Einsatzprüfung (TEP). Die TLEP wird im Rahmen der Grunderstellung der Technischen Dokumentation auf Basis des Prüfentwurfs durchgeführt. Die Technische Schule des Heeres in Aachen prüft, ob die beschriebenen Instandsetzungsmaßnahmen am Gerät durchführbar sind. Bei der TEP validiert das Amt für Heeresentwicklung insbesondere die Bedienung des Geräts anhand der gerätebegleitenden Dokumentation. Im Fokus steht, ob Personen das System mithilfe der Unterlagen im Einsatz korrekt bedienen können.

Ein Datenmodul (DM) ist eine geschlossene Informationseinheit. In der Praxis steht es aber nicht für sich. In einem Projekt gibt es zahlreiche Module, die aufeinander verweisen und inhaltlich ineinandergreifen. 

Ein Beispiel: Das Verfahren für einen Bauteilwechsel wird gemäß NSG 3.4 auf mehrere DMs verteilt (abb. 05). Das Datenmodul für den Ausbau (Information Code 520) und das Datenmodul für den Einbau (Information Code 720) beschreiben die jeweiligen Arbeitsschritte. Das Datenmodul „Wechsel“ (Information Code 921) fasst den Vorgang zusammen und verweist auf beide Module. Die benötigten Ersatzteile und Sonderwerkzeuge werden über die Catalog Sequence Number (CSN) im IPD-Datenmodul referenziert. Aus zwei Seiten Fließtext im Firmenhandbuch wird in der IETD eine strukturierte Gruppe von Datenmodulen mit eindeutigen Codes, Metadaten und klaren Informationsgrenzen. Jedes einzelne DM enthält zudem organisatorische Angaben zu Personenzahl, Qualifikation und Durchführungsdauer.